Zekerheid
Alleen bij volledige zekerheid boekt hij zelf.
Een boekhoudmachine moet vooral geen fouten maken. Daarom is elke automatische boeking gebonden aan regels die jij instelt, met onderbouwing erbij, en altijd terug te draaien. Hieronder precies hoe dat werkt, en waar je gegevens staan.
Twee sleutels, vier sloten.
Een regel wordt pas geboekt als twee onafhankelijke sleutels dezelfde factuur aanwijzen én vier controles zijn gepasseerd. Faalt er één, dan komt de regel bij jou.
- Sleutel 1: het factuurnummer
- Het kenmerk in de bankomschrijving, herkend aan trefwoorden als ‘factuur’ of ‘ref’ en aan de nummerreeksen van jouw administratie. Moet naar precies één openstaande post wijzen.
- Sleutel 2: het ordernummer
- Uit je webshop of orderbestand. Wijst het ordernummer naar dezelfde factuur, dan bevestigen de sleutels elkaar. Zonder orderbron werkt de machine met één sleutel en strengere bedrags- en naamcontrole.
- Daarna: bedrag en naam
- Het bedrag moet exact gelijk zijn aan het openstaande bedrag. De tenaamstelling moet bij de debiteur passen. Wijkt één van beide af, dan is het geen score 100 en boekt hij niet.
De vier sloten
Slot 1
Plafond
Boven een bedrag dat jij instelt boekt de machine nooit zelf, hoe zeker hij ook is. Standaard € 5.000; je accountant kan het verlagen.
Slot 2
Uitsluitingen
Grootboekrekeningen en tegenpartijen die altijd mensenwerk zijn: de PSP-tussenrekening, Geldmaat, de Belastingdienst. Die raakt hij niet aan.
Slot 3
Geen dubbele boeking
Is dezelfde bankregel of dezelfde factuur al eens afgeletterd, dan stopt hij. Ook als de eerste keer met de hand was.
Slot 4
Dubbelcheck vlak vóór boeken
Vlak voor het schrijven naar je pakket kijkt hij nog één keer: staat de factuur nog open, is het bedrag nog gelijk? Pas dan boekt hij.
Dezelfde regel, vier situaties.
Een klein verschil in de bankregel maakt het verschil tussen boeken en voorleggen. Zo streng is hij.
Afgeletterdscore 100
Kras installaties Factuur 13436
€ 1.234,56
Kenmerk, bedrag en naam kloppen. Vier sloten gepasseerd.
Voorgelegdscore 70
Kras installaties Factuur 13436
€ 1.200,00
Bedrag € 34,56 lager dan openstaand. Vlag: bedrag_afwijkend. Deelbetaling of korting? Jij weet het.
Voorgelegdscore 55
J. de Vries 13436
€ 1.234,56
Kenmerk en bedrag kloppen, maar de naam past niet bij Kras Installaties B.V. Vlag: naam_past_niet.
Niet gematchtscore 0
Overboeking 1234
€ 1.234,56
Kaal nummer van vier cijfers, geen trefwoord, valt niet in een bekende reeks. Bedrag alleen is nooit genoeg.
Eén klik terug. Alles gelogd, zeven jaar.
Fouten mogen, als ze maar te herstellen en te herleiden zijn.
- Tegenboeking, geen wissen
- Draai je een boeking terug, dan maakt de machine een nette tegenboeking in je pakket. De oorspronkelijke boeking blijft bestaan. Je accountant ziet allebei.
- Gebeurtenissenlog waar alleen aan toegevoegd wordt
- Wie deed wat, wanneer, en waarom. Machine, ondernemer en accountant in één log. Niets wordt overschreven of verwijderd. Bewaard zolang de fiscale bewaarplicht duurt: zeven jaar.
- Onderbouwing bij elke beslissing
- Ook voor de regels die hij zelf boekt staat de reden erbij, in gewone taal. Geen zwarte doos, ook niet achteraf.
Gebeurtenissenlog
append-only · demo
- 09:12:04run gestartmachineBankregels opgehaald uit Moneybird: 5 nieuw.
- 09:12:05geboektmachineKras Installaties 13436 — score 100, vier sloten gepasseerd. Boeking MB-88213.
- 09:12:05geboektmachineOrder 2026-0917 — factuurnr en ordernr beide gevonden. Boeking MB-88214.
- 09:12:06voorgelegdmachineDeelbetaling 13401 — bedrag wijkt € 650,00 af. Wacht op jou.
- 09:41:17goedgekeurdjijDeelbetaling 13401 goedgekeurd als deelbetaling.
- 10:03:52teruggedraaidaccountantMB-88214 tegengeboekt: order hoort bij creditnota.
- 10:04:10config v4accountantPlafond automatisch boeken verlaagd naar € 2.500,00.
Jij stelt de grenzen. De machine houdt zich eraan.
Elke drempel is instelbaar per administratie, met versiebeheer. Je accountant kan ze ook zetten.
Plafondbedrag
Tot welk bedrag hij zelf mag boeken. Daarboven altijd voorleggen.
Uitgesloten rekeningen
Grootboekrekeningen die hij nooit aanraakt, zoals de PSP-tussenrekening.
Uitgesloten tegenpartijen
Namen of patronen die altijd mensenwerk zijn: “geldmaat”, “belastingdienst”.
Meekijkstand
Nieuw gekoppeld? Laat hem eerst een periode alleen voorleggen, niets boeken. Zet automatisch boeken aan als je het vertrouwt.
Je gegevens: waar ze staan, wie erbij kan.
Boekhouding is vertrouwelijk. Zo gaan we ermee om.
- Opgeslagen in de EU
- Je administratiegegevens staan op servers in de Europese Unie en verlaten die niet.
- Officiële koppelingen
- Koppelen gebeurt via de officiële koppeling van je boekhoudpakket (OAuth). We slaan je wachtwoord nooit op en je trekt de toegang in je pakket in wanneer je wilt.
- Alleen wat nodig is
- De machine leest bankregels, facturen en orders. Geen mail, geen documenten, geen gegevens die hij niet nodig heeft om af te letteren.
- Toegang per administratie
- Alleen leden van een administratie zien die administratie. Jij bepaalt wie lid is; je accountant zie je terug in de log bij elke actie.
- Niet voor AI-training
- Je gegevens worden niet gebruikt om taalmodellen te trainen. Otto gebruikt ze alleen om jouw vraag te beantwoorden.
- AVG en verwerkersovereenkomst
- We werken volgens de AVG. Bij elk abonnement hoort een verwerkersovereenkomst; op verzoek sturen we hem vooraf toe.
- Opzeggen is meenemen
- Zeg je op, dan blijft alles wat de machine boekte gewoon in je pakket staan. De gebeurtenissenlog krijg je als export mee.
- Versleuteld
- Gegevens zijn versleuteld onderweg en in opslag. Koppelingssleutels worden gehasht bewaard en één keer getoond.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Mail ons — je krijgt antwoord van een mens.
Wat als de machine toch een fout maakt?
Dan draai je de boeking met één klik terug. De machine maakt een tegenboeking in je pakket; er wordt niets gewist. In de log zie je waarom hij het deed, en je kunt de drempels aanscherpen zodat het niet nog een keer gebeurt.
Kan ik hem eerst laten meekijken zonder te boeken?
Ja. In de meekijkstand legt hij alles voor en boekt hij niets. Je ziet wat hij gedaan zóu hebben, met score en onderbouwing. Zet automatisch boeken aan als je het vertrouwt.
Wie kan er allemaal bij mijn administratie?
Alleen de leden die jij toevoegt, meestal jijzelf en je accountant. Elke actie van elk lid staat in de gebeurtenissenlog. Wij kijken niet mee in je cijfers, behalve als jij ons bij een supportvraag toegang geeft.
Waar staan mijn gegevens?
Op servers in de Europese Unie. Ze verlaten de EU niet en worden niet gebruikt om AI te trainen.
Is de gebeurtenissenlog bruikbaar voor de Belastingdienst?
Ja. De log wordt alleen aangevuld, nooit gewijzigd, en bewaard voor de duur van de fiscale bewaarplicht. Je accountant kan hem exporteren bij de samenstelling of bij een controle.
Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik opzeg?
Alles wat de machine boekte staat in je eigen pakket en blijft daar. De gebeurtenissenlog krijg je als export. Daarna verwijderen wij de gekoppelde gegevens uit Boekomatic.
Hij draait. Jij onderneemt.
Log in met je e-mailadres en kijk in de demo-administratie hoe de machine werkt. Koppelen doe je daarna, als je het gezien hebt.